HR bez papíru.

Personální dokumenty už nemusíte kvůli jejich podepsání tisknout.

Přínosy

a možnosti

  • Generujte personalizované dokumenty z HR systému
  • Místo tisku na papír je nechte v PDF
  • Podepisujte na snímací podložce či tabletu - biometrický podpis
  • Je to legální a bezpečné, v Česku a EU se již běžně používá
  • Významně zredukujete  čas personalistů potřebný na administrativu personální dokumentace
  • Zbavíte se činností a nákladů spojených s logistikou papíru (tisk, rozesílání, vracení, skenování a archivace)
  • Dokumenty máte pod kontrolou a přístupné vždy online

Case study z ČR

Výchozí

situace

  • Retail CZ firma, více než 2700 zaměstnanců v CZ, DE, SK
  • Přes 400 poboček v CZ, DE, SK
  • Vysoká míra fluktuace
  • Náročná a nákladná logistika papíru (tisk, přeprava tam a zpět, skenování, archivace)
  • Časová prodleva mezi odesláním a návratem dokumentace
  • Vzrůstající administrativa na straně HR týmu
  • Potřeba systematizace a lepší kontroly nad dokumenty (odeslané, vrácené, termíny)

Jak jsme pomohli

s esignature

  • Notix navrhl, jak odbourat papírové dokumenty a začít využívat výhody digitalizace v HR naplno.
  • Řešení je postaveno na platformě PowerFLOW eSignature, která podporuje biometrické / elektronické podpisy a dovoluje nahradit papíry za PDF dokumenty.
  • Automatická podpisová workflow doručí dokumenty správným osobám a ohlídají jejich včasné podepsání.
  • Spolupracuje se stávajícím HR systémem SAP a SuccessFactors Learning.

Pozitivní

výsledky

  • Vygenerování dokumentů a spuštění podepisování je možné automaticky nebo ručně přímo z HR SAP.
  • Systém sám pozná, komu a v jakém pořadí má dokumenty k podpisu poslat.
  • Dokumenty jsou pomocí workflow doručeny až ke konkrétnímu zaměstnanci a ten dostane upozornění.
  • Centrála má podepsané dokumenty okamžitě k dispozici.
  • Zcela odpadá tisk, přeprava a skenování papírových dokumentů, práce HR se výrazně zjednodušila.
-80%

nákladů na logistiku

  • Úspory nákladů spojených s distribucí papírových dokumentů byly v absolutních číslech vůbec nejvyšší.
  • Původně řešili doručení důležitých dokumentů z centrály na prodejnu a jejich podepsání oblastní vedoucí, kde každý z nich má na starost až 20 prodejen.
  • Byli tak sice „prodlouženou rukou“ HR týmu, ale někdy jim to mohlo zabrat i 20% jejich času.
  • Do logistiky papírů ale patří spousta další práce před i po samotném podepisování: tisk, obálkování, zpětné doručení na centrálu, skenování, archivace a skartace papírových dokumentů.
  • To vše nyní odpadá a řeší se pouze elektronicky a bez papíru.
1.3 FTE

úspora v HR týmu

  • Firma neustále roste a otevírá nové pobočky. Navíc řeší - jako mnoho dalších - vysokou fluktuaci zaměstnanců na nižších pozicích.
  • Vzrůstající administrativní nápor je možné zvládnout buď přijetím dalších posil do personálního oddělení anebo administrativu co nejvíce zautomatizovat.
  • S PowerFLOW mohou personalisté plynule navázat na práci v HR systému a na kliknutí odesílat sady dokumentů k podpisu.
  • Systém za ně řeší hromadné rozesílání a podepisování tisíců dokumentů, které jdou na všechny zaměstnance (mzdové výměry, směrnice).
-90%

zkrácení času

  • Jsou situace, kdy potřebujete nového zaměstnance najmout ze dne na den - musíte zadat veškeré vstupy a připravit smluvní dokumentaci.
  • Dokumenty posíláte z centrály do vzdálené pobočky a potřebujte je dostat zpět kompletně podepsané co nejdříve.
  • Stačí jeden překlep v důležitém dokumentu a je potřeba proběhnout celé kolečko znovu, a to už se zkrátka stihnout nedá.
  • Díky elektronickým dokumentům a podepisování biometricky se podařilo zkrátit podpisová kolečka o více než 90%.
  • Personalisté navíc neřeší, zda se dokumenty už vrátily, zda nějaké nechybí - systém to hlídá za ně.

Hlavní benefity

Zavedení PowerFLOW eSignature

Finanční úspory

ZA PRÁCI S PAPÍREM

  • Netisknete dokumenty na papír.
  • Neřešíte přípravu, kompletaci a obálkování papírových složek před odesláním k podpisu.
  • Nemusíte organizovat a platit distribuci dokumentů tam a zpět.
  • Neskenujete, nelepíte bar kódy
  • Nevozíte šanony do archivu - neřešíte (neplatíte) rozřazování do šanonů a převoz do archivu.
  • Nemáte fyzický archiv - neřešíte (neplatíte) fyzickou archivaci, výpůjčky a skartaci, protože máte dokumenty v elektronickém archivu.

ÚSPORA PRÁCE HR

S ESIGNATURE

  • Samoobsluha pro zaměstnance – zaměstnanci mohou podepsat své dokumenty bez asistence HR.
  • Hromadné dokumenty - můžete vygenerovat a poslat k podpisu stisknutím tlačítka dokumenty pro tisíce zaměstnanců najednou (např. mzdové výměry, směrnice).
  • Automatizace přípravy dokumentů: automatické generování, výběr podepisujících osob,  start podpisového kolečka.
  • Menší chybovost a vracení dokumentů – data s nepřepisují, berou se přímo z HR systému.
  • Vyplňovací formuláře – k podpisu lze poslat formulář, který zaměstnanec nejdříve doplní a pak teprve podepíše.

RYCHLOST A bezpečí

VŠE ON-LINE

  • On-line doručení adresátovi pomocí workflow – ihned.
  • Hotové dokumenty ihned – nečekáte na doručení zpět a oskenování.
  • Přehledy a notifikace – máte neustále aktuální přehled o podpisových workflow: běžící, hotová, po termínu.
  • Adaptace na organizační strukturu- workflow reaguje na změny v org. struktuře (přesuny vedoucích, noví zaměstnanci).
  • Bezpečnost: máte pod kontrolou celou cestu elektronických dokumentů a přístupová oprávnění.

Jak se změní vaše práce?

Personalista

  • Zadávání, schvalování a změny na zaměstnancích se nadále provádějí v HR systému.
  • Šablony a generování dokumentů lze ponechat v HR systému anebo k tomu lze využít wordové šablony a generátor z PowerFLOW.
  • Místo tisku dokumentů je nově v HR systému tlačítko „Vygenerovat a podepsat dokumenty“.
  • Stiskem tlačítka už běží vše automaticky, není potřeba ani vybírat podepisující osoby – PowerFLOW je určí samo.
  • Personalista dostává notifikace o dokončených nebo zpožděných dokumentech z podpisového workflow.
  • Hotové dokumenty jsou dostupné přes HR systém jak personalistům, tak zaměstnancům a jejich manažerům (dle nastavení rolí).

HR Manažer, Vedoucí

  • Manažer se dozví, že má dokumenty k podpisu formou notifikace. Ta může chodit do e-mailu nebo jako úkol do HR systému nebo jinak dle vašich zvyklostí.
  • Proklikem z e-mailu anebo z HR systému se dostane přímo na obrazovku s dokumenty k podpisu v PowerFLOW.
  • Dokumenty si může prohlédnout a pročíst.
  • Podepsat se může buď vlastnoručně (biometrický podpis na signpad) anebo pomocí elektronického podpisu (certifikát na USB SmartCard)
  • Po podepsání posledního dokumentu se workflow automaticky posune k dalšímu podepisujícímu v pořadí.
  • Manažer může přes HR systém vidět dokumenty svých podřízených dle vašeho nastavení práv a rolí.

Zaměstnanec

  • Zaměstnanec se dozví, že má dokumenty k podpisu formou notifikace. Ta může chodit do e-mailu nebo jako úkol do HR systému nebo jinak dle vašich zvyklostí.
  • Dokumenty pro zaměstnance bez vlastního počítače (noví zaměstnanci, řidiči, dělníci apod.) lze zasílat např. na vedoucí, asistentku nebo se podepisují u personalistů.
  • Lze však využít i samoobslužné kiosky nebo sdílené počítače, kam se zaměstnanci hlásí svým jménem nebo přes čipovou kartu zaměstnance.
  • Zaměstnanci vidí své dokumenty přes svůj přístup do HR systému, intranetu apod. dle vašich zvyklostí a nastavení práv.

Přehled funkcí

Šablony dokumentů ve wordu

  • Připravte si šablony sami
  • Jednoduše
    ve wordu, jak jste zvyklí
  • Používejte firemní grafiku a styly bez omezení
  • Šablony lze verzovat, schvalovat a publikovat

Pokud budete chtít, můžete využít PowerFLOW pro přípravu šablon. Dokument si připravíte ve wordu a na místa s personalizovaným obsahem doplníte klíčová slova.

GENEROVÁNÍ DOKUMENTŮ ZE ŠABLON

  • Šablona + data = personalizovaný dokument
  • Personalizované dokumenty umíme generovat automaticky a hromadně i pro tisíce zaměstnanců.

Umíme spojit data konkrétního zaměstnance z HR systému s konkrétní šablonou a tím vznikne personalizovaný dokument.

PODPISOVÉ WORKFLOW DOKUMENTŮ

  • Zařídíme podpisové workflow přizpůsobené organizační struktuře a dalším parametrům.
  • Zařídíme také samotné podepisování dokumentů (biometrickým nebo elektronickým podpisem).

Jednotlivé dokumenty nebo celé sady dokumentů. Víme komu je poslat, protože známe vaše podpisová pravidla a organizační strukturu.

INTEGRACE
NA
HR SYSTÉMY

  • Podepsané dokumenty ukládáme zpět do HR systému nebo jeho úložiště el. dokumentů
  • Ještě jsme se nesetkali s HR systémem, na který by se nedalo propojit.
  • SAP SuccessFactors, SAP/R HCM, Elanor a další.

Díky napojení na váš HR systém dokážeme mnoho věcí zautomatizovat a zrychlit.

Na čem se podepisuje?

podpisová podložka - signpad

Jednoduché a odolné zařízení, různé velikosti, barevné i č/b displeje

Nízká pořizovací cena a takřka nulové provozní náklady

Dá se připojit ke každému PC, notebooku nebo sdílenému kiosku

Pohodlné podepisování, pero bez baterie

Má mnoho různých modelových způsobů využití

Vhodné pouze pro podpis, dokáže zobrazit pouze fragment textu

Pro přečtení a doplnění dokumentu je nutný monitor a klávesnice PC

Na čem se podepisuje?

Tablet se snímací vrstvou

Umožňuje pohodlné čtení a listování v dokumentu

Lze vyplňovat formuláře bez klávesnice

Budí dojem podepsání „přímo do dokumentu“

Je přenosný, lze použít uvnitř / venku, jsou v různých velikostech od různých výrobců

Vyšší cena než u signpadů

Nutné dobíjení, běžná údržba a aktualizace

Je nutné řešit zabezpečení dat na tabletu

Problematická ochrana proti rozbití a zcizení

Legislativa a bezpečnost

Bezpečnost a shoda s legislativou

Dynamický biometrický podpis je vlastnoruční podpis na elektronickou snímací podložku (signpad), která převede charakteristiky podpisu do elektronické podoby.

S PowerFLOW eSignature můžete využívat jak vlastnoruční „biometrické podpisy“ tak se podepisovat pomocí elektronického podpisu (využívajícího kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis) a dokonce můžete oba druhy podpisu kombinovat v jednom dokumentu. Např. často podepisující osoby jako HR manažeři využijí elektronický podpis, běžní zaměstnanci se podepisují vlastnoručně „biometrickým podpisem“ na signpad.

Nejmodernější zabezpečení

Tento biometrický „otisk“ je zašifrován (RSA 4096bit asymetrická šifra) a vložen do elektronického dokumentu (PDF-A dokument pro dlouhodobou archivaci dle ISO 19005-2:2011). Dešifrovací klíč (privátní klíč) nemá provozující firma k dispozici a může být vydán pouze na příkaz soudu pro účely porovnávání. Proto ani provozující firma (zpracovatel) ani nikdo další nemůže biometrická data dešifrovat a zneužít.

Jednoznačné propojení s podepisující osobou

Podpisová podložka snímá jak biometrické informace (přítlak v čase, akceleraci, rychlost v každé části podpisu) tak i statické informace (obrys a křivky podpisu). Tyto charakteristiky jsou jedinečné pro každou osobu, odrážejí její návyky a chování a nemohou být reprodukované padělatelem.

Podpis je svázán s konkrétním dokumentem, změna obsahu je ihned detekována

Jeden „biometrický podpis“ je svázán právě s jedním dokumentem a nemůže být zkopírován do více dokumentů. V okamžiku podepsání se vytvoří zároveň otisk obsahu dokumentu (pomocí HASH metody) a ten je podepsán časovým razítkem (elektronický podpis obsahu s garantovaným časovým údajem). Pokud by poté došlo k jakékoliv manipulaci s obsahem dokumentu, bude tento rozpor ihned detekován, protože otisk obsahu změněného dokumentu bude jiný, než otisk původního dokumentu.

Shoda s legislativou EU a českým právem

Dynamický biometrický podpis, se kterým se pracuje podle výše popsaných šifrovacích a provozních postupů je forma elektronického podpisu a poskytuje stejnou úroveň bezpečnosti jako je to v případě elektronických podpisů využívajících kryptografické metody založené na certifikátu.

  • Z pohledu nařízení eIDAS splňuje dynamický biometrický podpis požadavky na „Zaručený elektronický podpis“ (článek 26)
  • Do českého práva je nařízení eIDAS adoptováno zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce a zákonem č. 298/2016 Sb., který upravuje několik desítek stávajících zákonů
  • Z pohledu nařízení GDPR je zašifrovaný dynamický biometrický podpis na stejné úrovni jako běžné osobní údaje jako např. jméno či adresa. (ve skutečnosti jsou data podpisu pro zpracovatele naprosto nečitelná).

Kontakt

Milan Petráň

Co-founder - NOTIX

milan.petran@notix.cz
+420 601 158 811