HR bez papíru.

Personální dokumenty už nemusíte kvůli jejich podepsání tisknout.

Přínosy

a možnosti

  • Generujte personalizované dokumenty z HR systému
  • Místo tisku na papír je nechte v PDF
  • Využijte elektronický podpis nebo biometrický podpis (vlastnoručně na snímací podložce či tabletu)
  • Pro různé HR systémy vč. SAP nebo SAP SuccessFactors
  • Významně zredukujete  čas personalistů potřebný na administrativu personální dokumentace
  • Zlevníte a zrychlíte práci s logistikou papíru (tisk, rozesílání, vracení, skenování a archivace)
  • Máme právní servis a poradenství pro specifické prostředí ČR a české legislativy

Case study z ČR – GECO A.S.

Výchozí

situace

  • Největší síť prodejen tabák-tisk v Česku. Celkem cca 320 prodejen, 7 velkoobchodních center a 1900 zaměstnanců.
  • Dalších 150 poboček a 600 zaměstnanců v DE a SK
  • Vysoká míra fluktuace
  • Náročná a nákladná logistika papíru (tisk, přeprava tam a zpět, skenování, archivace)
  • Časová prodleva mezi odesláním a návratem dokumentace
  • Vzrůstající administrativa na straně HR týmu
  • Potřeba systematizace a lepší kontroly nad dokumenty (odeslané, vrácené, termíny)

Jak jsme pomohli

s esignature

  • Notix navrhl, jak odbourat papírové dokumenty a začít využívat výhody digitalizace v HR naplno.
  • Řešení je postaveno na platformě PowerFLOW eSignature, která podporuje elektronické / biometrické podpisy a dovoluje nahradit papíry za PDF dokumenty.
  • Automatická podpisová workflow doručí dokumenty správným osobám a ohlídají jejich včasné podepsání.
  • Spolupracuje se stávajícím HR systémem SAP Core HR a SAP SuccessFactors Learning, s docházkovým systémem a plánováním směn.

Pozitivní

výsledky

  • Vygenerování dokumentů a spuštění podepisování je možné automaticky nebo ručně přímo z HR SAP.
  • Systém sám pozná, komu a v jakém pořadí má dokumenty k podpisu poslat.
  • Dokumenty jsou pomocí workflow doručeny až ke konkrétnímu zaměstnanci a ten dostane upozornění.
  • Centrála má podepsané dokumenty okamžitě k dispozici.
  • Zcela odpadá tisk, přeprava a skenování papírových dokumentů, práce HR se výrazně zjednodušila.
-80%

nákladů na logistiku

  • Úspory nákladů spojených s distribucí papírových dokumentů byly v absolutních číslech vůbec nejvyšší.
  • Původně řešili doručení důležitých dokumentů z centrály na prodejnu a jejich podepsání oblastní vedoucí, kde každý z nich má na starost až 20 prodejen.
  • Byli tak sice „prodlouženou rukou“ HR týmu, ale někdy jim to mohlo zabrat i 20% jejich času.
  • Do logistiky papírů ale patří spousta další práce před i po samotném podepisování: tisk, obálkování, zpětné doručení na centrálu, skenování, archivace a skartace papírových dokumentů.
  • To vše nyní odpadá a řeší se pouze elektronicky a bez papíru.
1.3 FTE

úspora v HR týmu

  • Firma neustále roste a otevírá nové pobočky. Navíc řeší - jako mnoho dalších - vysokou fluktuaci zaměstnanců na nižších pozicích.
  • Vzrůstající administrativní nápor je možné zvládnout buď přijetím dalších posil do personálního oddělení anebo administrativu co nejvíce zautomatizovat.
  • S eSignature mohou personalisté plynule navázat na práci v HR systému a na kliknutí odesílat sady dokumentů k podpisu.
  • Systém za ně řeší hromadné rozesílání a podepisování tisíců dokumentů, které jdou na všechny zaměstnance (dodatky, mzdové výměry, směrnice).
-90%

zkrácení času

  • Jsou situace, kdy potřebujete nového zaměstnance najmout ze dne na den - musíte zadat veškeré vstupy a připravit smluvní dokumentaci.
  • Dokumenty posíláte z centrály do vzdálené pobočky a potřebujte je dostat zpět kompletně podepsané co nejdříve.
  • Stačí jeden překlep v důležitém dokumentu a je potřeba proběhnout celé kolečko znovu, a to už se zkrátka stihnout nedá.
  • Díky elektronickým dokumentům a podepisování biometricky se podařilo zkrátit podpisová kolečka o více než 90%.
  • Personalisté navíc neřeší, zda se dokumenty už vrátily, zda nějaké nechybí - systém to hlídá za ně.

Hlavní benefity

Zavedení PowerFLOW eSignature

Finanční úspory

ZA PRÁCI S PAPÍREM

  • Netisknete dokumenty na papír.
  • Neřešíte přípravu, kompletaci a obálkování papírových složek před odesláním k podpisu.
  • Nemusíte organizovat a platit distribuci dokumentů tam a zpět.
  • Neskenujete, nelepíte bar kódy
  • Nevozíte šanony do archivu - neřešíte (neplatíte) rozřazování do šanonů a převoz do archivu.
  • Nemáte fyzický archiv - neřešíte (neplatíte) fyzickou archivaci, výpůjčky a skartaci, protože máte dokumenty v elektronickém archivu.

ÚSPORA PRÁCE HR

S ESIGNATURE

  • Samoobsluha pro zaměstnance – zaměstnanci mohou podepsat své dokumenty bez asistence HR.
  • Hromadné dokumenty - můžete vygenerovat a poslat k podpisu stisknutím tlačítka dokumenty pro tisíce zaměstnanců najednou (např. mzdové výměry, směrnice).
  • Automatizace přípravy dokumentů: automatické generování, výběr podepisujících osob,  start podpisového kolečka.
  • Menší chybovost a vracení dokumentů – data s nepřepisují, berou se přímo z HR systému.
  • Vyplňovací formuláře – k podpisu lze poslat formulář, který zaměstnanec nejdříve doplní a pak teprve podepíše.

RYCHLOST A bezpečí

VŠE ON-LINE

  • On-line doručení adresátovi pomocí workflow – ihned.
  • Hotové dokumenty ihned – nečekáte na doručení zpět a oskenování.
  • Přehledy a notifikace – máte neustále aktuální přehled o podpisových workflow: běžící, hotová, po termínu.
  • Adaptace na organizační strukturu- workflow reaguje na změny v org. struktuře (přesuny vedoucích, noví zaměstnanci).
  • Bezpečnost: máte pod kontrolou celou cestu elektronických dokumentů a přístupová oprávnění.

Jak se změní vaše práce?

Personalista

  • Zadávání, schvalování a změny na zaměstnancích se nadále provádějí v HR systému.
  • Šablony a generování dokumentů lze ponechat v HR systému anebo k tomu lze využít wordové šablony a generátor z eSignature.
  • Místo tisku dokumentů je nově v HR systému tlačítko „Vygenerovat a podepsat dokumenty“.
  • Stiskem tlačítka už běží vše automaticky, není potřeba ani vybírat podepisující osoby – eSignature je určí samo.
  • Personalista dostává notifikace o dokončených nebo zpožděných dokumentech z podpisového workflow.
  • Hotové dokumenty jsou dostupné přes HR systém jak personalistům, tak zaměstnancům a jejich manažerům (dle nastavení rolí).

HR Manažer, Vedoucí

  • Manažer se dozví, že má dokumenty k podpisu formou notifikace. Ta může chodit do e-mailu nebo jako úkol do HR systému nebo jinak dle vašich zvyklostí.
  • Proklikem z e-mailu anebo z HR systému se dostane přímo na obrazovku s dokumenty k podpisu v eSignature.
  • Dokumenty si může prohlédnout a pročíst.
  • Podepsat se může buď vlastnoručně (biometrický podpis na signpad) anebo pomocí elektronického podpisu (certifikát na USB SmartCard, nebo v PC, v mobilu)
  • Po podepsání posledního dokumentu se workflow automaticky posune k dalšímu podepisujícímu v pořadí.
  • Manažer může přes HR systém vidět dokumenty svých podřízených dle vašeho nastavení práv a rolí.

Zaměstnanec

  • Zaměstnanec se dozví, že má dokumenty k podpisu formou notifikace. Ta může chodit do e-mailu nebo jako úkol do HR systému nebo jinak dle vašich zvyklostí.
  • Dokumenty pro zaměstnance bez vlastního počítače (noví zaměstnanci, řidiči, dělníci apod.) lze zasílat např. na vedoucí, asistentku nebo se podepisují u personalistů.
  • Lze však využít i samoobslužné kiosky nebo sdílené počítače, kam se zaměstnanci hlásí svým jménem nebo přes čipovou kartu zaměstnance.
  • Zaměstnanci vidí své dokumenty přes svůj přístup do HR systému, intranetu apod. dle vašich zvyklostí a nastavení práv.

Přehled funkcí

Šablony dokumentů ve wordu

  • Připravte si šablony sami
  • Jednoduše
    ve wordu, jak jste zvyklí
  • Používejte firemní grafiku a styly bez omezení
  • Šablony lze verzovat, schvalovat a publikovat

Pokud budete chtít, můžete využít PowerFLOW pro přípravu šablon. Dokument si připravíte ve wordu a na místa s personalizovaným obsahem doplníte klíčová slova.

GENEROVÁNÍ DOKUMENTŮ ZE ŠABLON

  • Šablona + data = personalizovaný dokument
  • Personalizované dokumenty umíme generovat automaticky a hromadně i pro tisíce zaměstnanců.

Umíme spojit data konkrétního zaměstnance z HR systému s konkrétní šablonou a tím vznikne personalizovaný dokument.

PODPISOVÉ WORKFLOW DOKUMENTŮ

  • Zařídíme podpisové workflow přizpůsobené organizační struktuře a dalším parametrům.
  • Zařídíme také samotné podepisování dokumentů (biometrickým nebo elektronickým podpisem).

Jednotlivé dokumenty nebo celé sady dokumentů. Víme komu je poslat, protože známe vaše podpisová pravidla a organizační strukturu.

INTEGRACE
NA
HR SYSTÉMY

  • Podepsané dokumenty ukládáme zpět do HR systému nebo jeho úložiště el. dokumentů
  • Ještě jsme se nesetkali s HR systémem, na který by se nedalo propojit.
  • SAP SuccessFactors, SAP/R HCM, Elanor a další.

Díky napojení na váš HR systém dokážeme mnoho věcí zautomatizovat a zrychlit.

JAK se podepisuje?

Elektronickým podpisem

Jednoduchý způsob podepisování na dálku

Lze podepisovat „hromadně“ po shlédnutí náhledů dokumentů na stisknutí tlačítka

Ideální pro jednatele, manažery a další často podepisující osoby, šetří čas

Podpora kvalifikovaných / uznávaných / zaručených elektronických podpisů

Podpora různých typů čipových karet / USB SmartCard s uloženým certifikátem pro kvalifikovaný el. podpis

Do dokumentu lze vložit s elektronickým podpisem a textem také obrázek podpisu

S prvním vydáním kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis osoby je spojena další administrativa a platba vč. roční obnovy

JAK se podepisuje?

BIOMETRICKY – signpad

Jednoduché a odolné zařízení, různé velikosti, barevné i č/b displeje

Nízká pořizovací cena a takřka nulové provozní náklady

Dá se připojit ke každému PC, notebooku nebo sdílenému kiosku

Pohodlné podepisování, pero bez baterie

Má mnoho různých modelových způsobů využití

Vhodné pouze pro podpis, dokáže zobrazit pouze fragment textu

Pro přečtení a doplnění dokumentu je nutný monitor a klávesnice PC

Jak se podepisuje?

Biometricky - Tablet

Umožňuje pohodlné čtení a listování v dokumentu

Lze vyplňovat formuláře bez klávesnice

Budí dojem podepsání „přímo do dokumentu“

Je přenosný, lze použít uvnitř / venku, jsou v různých velikostech od různých výrobců

Vyšší cena než u signpadů

Nutné dobíjení, běžná údržba a aktualizace

Je nutné řešit zabezpečení dat na tabletu

Problematická ochrana proti rozbití a zcizení

Legislativa a bezpečnost

Bezpečnost a shoda s legislativou

S PowerFLOW eSignature můžete využívat jak elektronické podpisy (využívající kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis) tak vlastnoruční tzv. „biometrické podpisy“. Dokonce můžete oba druhy podpisů kombinovat v jednom dokumentu. Např. často podepisující osoby jako HR manažeři využijí elektronický podpis, běžní zaměstnanci se podepisují vlastnoručně „biometrickým podpisem“ na signpad.

Nejmodernější zabezpečení

Podpisy se vkládají se do PDF-A dokumentů (archivní formát pro dlouhodobou archivaci dle ISO 19005-2:2011) a opatřují se časovým razítkem (potvrzuje obsah dokumentu v okamžiku podpsání, slouží k ověření nezměněnosti dokumentu v pozdější době). U biometrických podpisů se navíc využívá jejich šifrování proti zneužití (pomocí RSA 4096bit asymetrické šifry). Veškeré kroky zpracování a podepsání dokumentů (kdy, kdo, co) se také ukládají v auditní stopě.

Legislativa a právní servis

  • Problematiku elektronických podpisů, jejich variant a požadavků, které musí splňovat řeší v rámci EU nařízení eIDAS (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES).
  • Do českého práva je nařízení eIDAS adoptováno zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce a zákonem č. 298/2016 Sb., který upravuje několik desítek stávajících zákonů.
  • U pracovně právních dokumentů je nutné brát navíc v potaz Zákoník práce příp. i Občanský zákoník, které upravují nakládání s dokumenty v elektronické podobě.
  • Nabízíme právní servis, kde jsme schopni adresovat vaši konkrétní situaci a požadavky v rámci podmínek české legislativy, zejména Zákoníku práce a NoZ.

Kontakt

Milan Petráň

Co-founder - NOTIX

milan.petran@notix.cz
+420 601 158 811